Czas na konferencję: telekonferencja jak zrobić

Tradycyjne konferencje są w dobie globalizacji zastępowane przez rozmowy przez telefon. Tak zwane telekonferencje pozwalają oszczędzić czas na dojazdy i spotkania twarzą w twarz. W wielu przypadkach byłoby to bardzo trudne, zwłaszcza jeżeli rozmówcy znajdują się na różnych kontynentach.

Dobre rozplanowanie

Telekonferencja to coś, co opłaca się przynajmniej rozważyć. Zanim jednak przystąpi się do zasadniczej rozmowy, należy ją dokładnie zaplanować i odpowiedzieć sobie na pytanie: telekonferencja jak zrobić? I tak w pierwszej kolejności należy znaleźć specjalistę od tego rodzaju komunikacji. Taka osoba przygotuje wyczerpujący plan telekonferencji, który wyczerpie bieżące zagadnienia i sprawi, że każdy uczestnik takiego telefonicznego spotkania będzie zadowolony. Do zadań takiego specjalisty należy również ustalenie dogodnego terminu, który będzie pasował każdemu uczestnikowi. Chodzi między innymi o dokładne wskazanie godziny rozpoczęcia i zakończenia telekonferencji, aby wszyscy mogli się przygotować oraz zadbać o optymalne warunki do rozmowy w swoim otoczeniu.

Cechy dobrej konferencji

Kiedy wymiana zdań już się zacznie, rolą prowadzącego jest czuwanie, aby komunikaty były jasne i czytelne. Informacje muszą być wyrażane w sposób zrozumiały, najlepiej jeżeli różnego rodzaju raporty przedstawiają osoby, niemające problemów z komunikacją. Jeżeli ktoś mówi zbyt rozwlekle czy ciągle stosuje dygresje, to odbiorcy niewiele zrozumieją z jego wywodu. Zwłaszcza tego wygłoszonego przez telefon. Jeżeli prowadzący zauważy znużenie, powinien delikatnie zasugerować zmianę techniki mówienia, ewentualnie zasugerować przerwę. Ta ostatnia jest wskazana przynajmniej raz na godzinę trwania spotkania. Potem telekonferencja zaczyna się w miejscu, w którym uprzednio się zakończyła. Prowadzący może jednak dokonać krótkiego podsumowania omówionych już kwestii, tym samym informując o tym tych, którzy nie słuchali zbyt uważnie. Jak widać, na barkach osoby odpowiedzialnej za przeprowadzenie konferencji spoczywa niemała odpowiedzialność. Z tego względu zadanie to należy powierzać fachowcom. Jak widać telekonferencja jak zrobić nie jest trudnym zadaniem.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *